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如何拉出高质量的审计资料清单

声明:本文转自网络,观点仅代表作者个人,文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

在一个审计项目中,有个小小的动作不那么引人注意,但是却贯穿项目始末,那就是收集审计资料。

在大家看来,这不就是拉个清单告诉对方需要哪些资料吗?既没有调查取证过程中福尔摩斯般的体验,也没有撰写报告时总揽大局的气势。

但是,这件看起来平淡无味的小事,却是做好其他工作的基础,因为所有的审计判断和结论,都要以获取的审计资料为支撑。

可以说,收集资料如果做的不好,对整个审计工作的效率和质量都会产生很大的负面影响。

所以,今天想谈谈在资料收集过程中需要注意哪些事。

1 审计资料需求的范围和内容应当尽量明确、具体。

提资料需求说起来好像很简单,按领导的说法,就是拉个清单,但是操作起来并不那么简单,拉不好就会全局被动。

一般来说,被审计对象除了结果性的报表、档案等,还有很多管理过程中的履职资料、体现工作痕迹和决策过程的资料等非标准化、非结果性的资料,这部分是审计人员不好掌握的,至少没有经过调查,是无法做到心中有数的。

要确定需要的资料内容,首先就需要对被审计事项的管理要求和操作流程有基本的了解,尤其需要了解在关键的管控环节和业务流程中会形成哪些数据和资料,这些数据和资料在谁手里管理,然后再结合审计重点事项确定需要查看哪些资料和数据。说白了,就是先要弄清对方手中都有哪些资料,能想到的都要先列出来。

其次,提出资料需求不要过于笼统,有些审计人员一方面由于自己没有做好功课,难以提出具体而明确的需求,同时又怕收集到的资料不完整,于是就会提出一个非常笼统和宽泛的要求,希望对方自己理解消化审计人员的意图,并自觉提供完整资料,常见的有“某年度生产情况、投资情况、固定资产管理情况”等等。

实际上,这样的需求会让对方一头雾水,到底该提供什么呢?他们会本能地把需求简化再简化,反正审计组也没有说得很清楚嘛!然后提供给审计人员一份非常“简明扼要”的情况简介。等到审计人员发现资料不齐全,无法满足审计需求,又要对方继续补充,来来回回、反反复复,等到资料齐全之时,也是审计项目结束之日。

出现这种情况会严重影响审计效率,也会降低审计的严肃性与专业性。因此,在提出资料需求时务必细化、准确,做到让任何人一看就清楚,既不让对方为难,也不给对方创造敷衍的借口。

2 所需资料的口径、版本和提供方式要明确。

审计结论的准确性直接受资料准确性的影响。如果查阅的资料和数据口径本身不符合审计项目要求,将直接影响审计工作质量。

有人会问,都已经明确了具体的资料名称,还会有什么误会?

产生误会的方式太多了,例如,同样是2015年预算,是上报版还是批复版?是年初批复的还是要包含年中调整?这些细节没有与资料提供方进行充分沟通,拿到的资料就有可能是不准确的。

而且,很多时候对方非常乐意产生这样的误会,并且会想办法创造误会,毕竟,没有资料,就没有伤害,你耽误的时间越多,审计发现的打击和伤害就越小。

在很多项目中,都是在临近结束时才发现,开始拿到的数据口径是不准确的,这种情况下返工和挨批在所难免,会严重影响审计工作进度。

同时,提供资料的形式也最好能够提前明确。例如,是否需要原件?复印件是否需要盖章签字?是否需要电子版?电子数据是以什么格式提供?都需要在提出需求时沟通清楚。

我见过资料提供方将十几本档案一页一页地复印后送来了复印件,也见过把几十份凭证一页一页扫描送来电子版,最后审计人员还是提出要看原件,前前后后耽误了四五天,既耗费了对方的大量精力和时间,也让审计人员等到花儿都谢了。

特别是对方在说“好好好、是是是”的时候,千万不要想当然,以为对方真的明白你在讲什么,有时候,态度好不是真的好。

3 获取资料后要进行简单的验证与复核。

经过苦口婆心,斗智斗勇的漫长过程,终于拿到资料和数据后,千万别着急开练,别忘了,行刑前要验明真身。鲁迅先生说过,“我向来不惮以最坏的恶意揣测中国人”,这话显然不利于建设和谐社会,但是对审计来说,还是要深刻的领会和运用。

比如说,拿到资料和数据后,做一个简单的验证,对其准确性和完整性进行初步判断,要弄清对方交的货成色如何,能不能用。你看电影里面,验货是毒品交易最重要、风险最高的环节,哪像唱董小姐的那位,直接在网上买,真是too young  too simple, sometimes naive。

验证的方法包括,与外部数据或对外公布数据进行比对,明细加总与相关报表比对,查验相关资料中同类数据是否一致等等。尤其是系统导出的非标准化电子数据,容易在设置筛选条件时出现错误,导致数据缺失或混乱。

因此,在拿到资料和数据后,简单的验证是必不可少的,不要怕麻烦,千万别等到交换意见时才发现审计结论所依据的资料和数据不全。

4 重要资料需要提供方确认其真实性、准确性和完整性。

虽然在正式审计前,有些内部审计人员会要求被审计部门和人员对所提供资料的真实性、准确性和完整性作出承诺

但是,在审计过程中,由于相关的部门和人员可能会向审计组提供多份资料,再加上审计范围的调整变化,需要不断补充完善资料,其中出现疏漏在所难免。出于提高效率和谨慎考虑,对于重要审计事项或者可能存在重大问题所涉及的资料,最好在提供时就明确地与提供资料的部门及人员确认其真实、准确、完整,确认方式可以选择盖章、签字、书面说明或电子邮件等形式。

如果折腾半天,查出一个大问题,结果对方以提供的资料有问题为借口,或者拖延不确认作为审计证据的资料,是不是会很被动?

显然,提前确认资料和数据的准确与完整,就可以解决类似麻烦,这样做,虽然很讨厌,但是有利于做好审计取证工作,也有利于后期开展意见交换。

5 列明需求时需要保持必要的灵活性。 

需求清单在一定程度上会暴露审计人员的目标和意图,尤其在对重要、敏感事项进行调查取证的过程中,对方会顺着资料需求深入“挖掘”审计的方向,从而采取一些自保策略,因此避免提出的资料需求过于“直白”,给后续审计工作带来干扰

保持必要的灵活性,可以考虑将不相关的需求列在同一份清单里,可以在资料排序上随意一些,不要体现出明显的指向,也可以适度扩大调阅资料的范围,也就是争取在技术层面将清单中所隐含的指向和目标虚化,不暴露出焦点,这与资料需求要明确和具体的要求并不冲突。

总之,收集资料是每个审计人员都会做的事情,但却不是任何人随意就能做好的事情,需要在实践中不断总结经验,吸取教训,调整姿势,最终拉出一份让祖国和人民,不,是让审计组长和资料提供方都满意的清单。

路漫漫其修远兮,吾将上下而求索审计资料,共勉。