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怎么做货币资金审计?

审计之道,在明明德,在新民,在止于至善。知止而后有定,定而后能静,静而后能安,安而后能虑,虑而后能得。物有本末,事有始终。知所先后,则近道矣。

希望审计新人好好体会这句话!审计新人,你要知道自己的目标,知道自己想要成为什么样的审计人,发扬自己固有的德行,革新旧的会计思想观念,苟日新,日日新,又日新。读懂人心,就能做好审计工作。

下面,开始货币资金的审计案例讲解。

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货币资金是企业最容易出现问题的资产,审计的时候,凭证不多,主要如下:

现金盘点表;银行对账单;银行存款余额调节表;现金日记账;银行存款日记账及相关的记账凭证。

这些凭证,背后都是钱,不属于我们的大量的钱,截留挪用等违纪问题也许就隐藏其间,或者这些凭证可以提供一些线索,如何让这些凭证说话?首先,必须,看被审计单位货币资金的控制制度是否健全有效,若否,必须采用重新计算、分析性复核、审阅、盘点等一切能用到的审计方法进行审计,万不可以嫌麻烦,忽视对其的审计。可以说舞弊都在货币资金中。

一般来说,被审计单位必须建立以下货币资金的内部控制制度


  • 1、货币资金收支与记账的岗位分离;

  • 2、货币资金收入和支出要有合理、合法的凭证;

  • 3、全部收支及时准确入账,并且支出要有核准手续;

  • 4、控制现金坐支,当日现金收入应及时送存银行。

  • 5、及时盘点现金,定期编制银行存款余额调节表;

  • 6、建立对货币资金收支业务的稽查或者类似人员的检查制度。

货币资金审计是个细致活,会计的笔笔记录,涉及的都是钱,小者百八十块,大者几千万。钱哪,很重要,说什么都应该是审计重点。

但是,我发现,有些审计人员,有点忽视货币资金,起码有这个倾向。我没和他们聊过,也许认为,被审计单位货币资金出现问题可能性不大;或是这是个吃力不讨好的活;亦或是这个不好审计;还是这个审计费时间,时间不允许?听我这么说,审计新人是不是有点怕这个科目的审计了。

其实,怕是对的,起码证明你对审计工作有敬畏之心,你还是很认真工作的人,不怕,才更可怕!

对于审计新人,进行货币资金审计一般应关注哪几个方面呢?我觉得一般应关注以下几个方面的内容:

被审计单位有几个银行账户,每个账户的用途?每个账户是否经过审批,是否按照规定用途使用。如果你发现不按照规定的用途使用,一定隐含一些深层次的问题。这个时候,记录下来金额、笔数。汇报;被审计单位有哪些现金,都存放在哪里,各自是什么样的用途;被审计单位主要有哪几种收款方式,例如:现金销售收款、电汇收款、支票收款等,分别对应于被审计单位的哪一类业务;被审计单位主要有哪几种付款方式,例如:现金付款、电汇付款、支票付款等,分别对应于被审计单位的哪一类业务。

以上几个问题查清了,对被审计单位的经营和业务就有了一定的了解。不仅可以发现被审计单位货币资金管理存在的薄弱环节,发现一些舞弊线索。还可以为进行其他方面的审计工作打下基础,节约审计时间。这几方面的工作,问出纳就可以了。提醒一下,审计的时候,不要总是问财务部长。出纳,具体负责业务的会计人员,都要涉及。活是大家干的,往往具体干活的人才能说明白,从他们嘴里,才能得到点实话,原因无他,对付审计的经验少呗。货币资金审计必须进行内控穿行测试,什么是穿行测试,大白话,就是看看制度的规定和实际做的是否一致,当然是抽查。

进行收款和付款的内控测试,包括企业是否定期和及时地做银行调节表并有人审阅和跟进那些调整项目。以前审计的时候,还真发现了一些长期挂账的未达账项,基本都是有问题的,要查清楚,做一些会计调整。

要注意,至少要把企业主要的收款和付款方式都进行内控测试。在收款上,最关注的应该是企业收的钱一定要收到企业并及时正确记账;在付款上,最关注的是所有付款只有经过至少两个人的授权才可能付出,并及时正确记账。如某次审计,有个单位的财务主管在没有一把手签字的情况下,擅自通知出纳付款,而且不是一笔两笔,审计披露后,财务主管被调离了岗位。后来听说,去车间当书记去了。有次出差,我在火车上还看见过他一回。他说,干会计没意思。为什么呢?风险责任太大了。你看,会计都认为风险责任大了,可见,有些单位的问题还真不少。

低级的控制薄弱点最容易出现问题。

举个例子

那种签支票的章都在一个人手里的管理方法是最容易出问题的。你不要以为这种事太简单,企业领导的管理能力这么低,事实上,在内控领域,经常出现的就是这种低级错误。如某单位一个会计把钱放在自己存折了,判了,审计的人也追责了。听说,有些人还像那个丢马的古代老头。但,我们能不能这样得福呢,反正,我是不敢试啊。还有一个例子,某集团下属单位,其账户的银行存款被挪用很长时间,最终归还不上,逃跑判刑,企业蒙受货币资金损失。不过,没听说审计人员被追责。也不知道是领导忘了;还是解释的好;还是确实没有审计人的责任,这个问题太难查了;还是什么其他原因。不过,这是偶然不是必然。我们新人千万不要尝试这么做。

做货币资金审计,不能忽视对银行对账单的审阅。

审阅全部银行账户的银行存款对账单,对于支出,要抽查合同、发票和最终收款人是否相符。为什么查这个呢?有些单位支出的款项,银行对账单上的收款人和发票或者合同不符,这些都是有审计风险的货币资金支出。发现这方面的问题,必须如实记录下来,即使被审计单位解释或者编的还可以,比如收款单位将支票背书了,所以银行对账单的收款人和发票不符。他说他的,你必须给这样的事写一个底稿。可以从会计基础工作角度提建议,如建议开具不允许背书的转账支票或者采取电汇方式付款等,这样可以规避一些审计风险。

对于货币资金审计,少不了询问出纳员或者下属营业部等保管现金的人员

这里,有个大家忽视的道理。企业将现金托付给了出纳来管理。在每一期末,企业的现金日记账的余额应与出纳手里的现金是一致的。对于企业而言,出纳相当于一个现金的受托方,期末的现金数额最好由出纳以个人名义来签字确认审计询问时,一般应该向出纳说明这一道理,并告诉他/她一旦签字确认,将来如果证明现金数与确认数不符,出纳是有责任的。有些出纳,明白了这一道理,有时候签字是有所犹豫的,因为往往期末有一些白条还没处理。现在企业现金期末一般都是零余额。但不要忽略了对企业营业部或者经营网点的审计,要询问营业部或者网点的现金保管人员。

某次审计就发现过营业部循环挪用现金的情况。这样的挪用漏洞,不被发现,最容易发生截留收入问题。因为,既然挪用不被发现,估计截留也不容易发现。有些大胆的蠢人就这样想,我们审计人也没有办法阻止他这么想,但是,审计风险加大了,还是审一下,妥当。

讲两个其他应收款核算异常发现违纪案例:

1、发现一个小金库。

审阅某单位现金或者银行存款明细账发现,该单位几个职工经常挂支现金(通过银行打个人卡也算挂现金)。账挂其他应收款科目,挂支1-3个月后或者年内返回全部现金或者部分现金加费用发票平账。询问出纳挂支的用途,注意:千万不要询问会计主管等人员,那些人会和你绕,说是什么核算方法问题,有的时候,你心软,还不好意思揭穿他,很尴尬的。如果疑点没有解除,你必须面对具体的挂支人了。你可以询问挂支人的工作范围,具体职责等方面,如果他回答的不流利,挂支的用途和自己的工作内容、职责矛盾,审计人员应该如何做呢?

记录下来他说的话,对于矛盾的地方,让他解释,一个谎言要用一个以上的谎言圆,一般智力的人圆不了。交给挂支人签字确认我们记录的内容,挂支人开始不签字,讲明利害关系以及让他再次确认我们的记录是否属实后,这个老实人签字确认了我们记录的内容。将审计询问记录交给高一级别审计人员如审计组长处理。经审计组长沟通,查明,该厂销售某企业的挡板座等商品,审计年度共取得现金收入222万元,没有开具销售发货票入账核算,上述截留的销售收入主要用于装车费、搬运费、倒车费、空车配货运费、招待费、职工福利等方面,反正他们会按一些项目,没有一个承认钱踹自己兜里了,并有书面记录。有的没有记录,这个比较麻烦!

审计底稿如实披露上述情况,至于是否移交,由审计领导研究决定,下达处理意见。

他们为什么这么核算呢?原来,有的时候小金库的钱不够用了,就只好使用正规账上的钱,等下次截留收入后返挂支款平账。上面的案例说明什么呢?对于会计部门这样的低级错误,我们是必须披露的,这可不是得罪不得罪人的问题,这样的审计风险我们是承受不起的,他们低级,你也客气,是纵容他们的问题了。真的出了问题,你除了承认自己也很低级,也很弱智,真的没有别的办法了,关键是领导会这样认为吗?

前几天从网上看审计署移交案件的处理情况,许多小金库都涉及挪用或者私分国有资产甚至贪污的犯罪行为。有些人的法制观念淡薄,或者像前面说的,大家都这么干,习惯了,等出事就傻眼了。建议大家多看看这方面的案例,网上很多,不过,最系统的,算是审计署出版的一本书,书名好像是审计人员法律知识读本。

这样的事情,必须如实写底稿,交给领导处理!

2、没发现小金库,但发现了其他问题:

某次审计某单位,也发现了挂支现金然后拿现金平账的现象。老办法,还是询问具体的挂支人,就叫这个人实在人1吧。这个人是车间管理员。都说工务口的人实在,还真是!他说,挂支的钱用途是吃饭了,平账的钱是扣下的钱。询问:什么人吃饭了,扣吃饭的人钱干什么。

他答:某车间临时工吃饭了,单位先给垫上,以后从他们的工资扣还单位。问:为什么先垫呢,答:新开的工程点,临时工手里没有钱,开支才有,所以先垫。

问:谁给你的钱还给财务呢?答:单位技术科的XX。就叫实在人2吧!

不动声色,让挂支人看看审计询问记录上记录的有无遗漏或不妥的地方。没有就当场签字确认一下。注意,是当场签字确认。有的新人说,如果这个人找个借口,不签字,溜了怎么办?

集团有相应的规章制度的,你想想,集团审计部成立这么多年了,什么样子的人没有遇到过,能不对这样的行为作出规范吗?

经查,临时工开支的钱财务账上没有显示。因为已经不批准工务段雇佣临时工了,所以单位成立了中修车间。

向组长汇报,组长命令我查清楚。然后就不言语了。这是个充分放权的,让新人自我管理自我成长的组长。这个组的主审还还意味深长地看了看我(难道我直接向组长汇报,他挑理了)。其实是我多心了,乐观地想,他是对我表示同情吧,谁让我是一个审计新人没经验呢。

马上找那个“实在人2”。为什么是马上找呢?大家想一想!“实在人2”来了。把“实在人1”的问话记录给他看了看。这个要给他看,让他有个心理准备,否则他一开始说谎,以后就不容易改口了。问:给实在人1的钱,哪里来的?回答:找集体单位开的承揽发票,然后他们给的钱。问:除了伙食费,一共给临时干活的人支付了多少钱。

回答:有名单,具体多少在电脑里。问:大约多少?回答:每个月200多万,大约1000多万吧。

找来他说的承揽发票,就是他分几个月报销的几张承揽发票。问:和这些发票的合计数相同吧。答:那哪能相同呢?得扣掉税款,小于这个发票数。

马上和他去技术科,拷贝出电子表格,并且打印一份,让他签字确认。他问,这没问题吧。我说,应该没问题,你也没拿一分钱。有点于心不忍(大部分新人都心软,正常现象),但还是让他签字了。将询问记录,电子表格,承揽发票整理一起,做了审计取证记录。写了一个雇佣临时工没有经过审批的底稿。为什么写这样的底稿呢?大家想一想,这里有没有深层次问题?

有深层次问题,还是没有。这是个问题!记得刚开始讲的人性恶的假设了吗?既然你不相信钱是不是都发到辛苦的农民工手里了。可是,你也没有证据,还想减少审计风险。怎么办呢?在那个雇佣临时工没有经过审批的底稿上,最好加上“本次审计未发现经过临时工签字的支付单或者打卡明细,要求被审计单位对支付的临时工工资进行彻底清理整顿后,将清理报告交给审计处。”大致就是这个意思吧,具体措辞,你写不好的地方,主审甚至审计组长会替你改的,总之,要以减少审计风险为目的。货币资金审计还应关注支出的合规性。

如何关注呢,主要是对照集团制定的关于货币资金管理的各种规章制度,比如,现金管理暂行条例;大额资金联签制度;银行账户管理办法;关于使用现金支付款项的通知等等。

集团总部关于货币资金的管理规定很多,我们集团也很多,最少百八十个,集团财务部网站有下载,文件名好像叫资金管理文件,按照文件发布年度统计的。

知道我国货币资金损失的大户是那个单位吗?

各个国有银行,前朱总理的回忆录里就回忆了好几次,好在我们不是那个系统的内部审计部门。

我们集团怎么样呢?这个,我真不知道。大额资金联签很重要,但是很多单位为了图方便,忽视了或者有意规避这个规定。

比如,一笔大额支出需要路局签字,但是他们化整为零,变成集团自己有权利签字的多笔。这个问题其实暗含着很多风险。因为它直接违反了大额资金联签的目的。联合签字是为了防止大额资金的损失,不仅仅是防止被审计单位不谨慎被客户骗取资金,还防止集团有些人员挪用大额资金或者铤而走险,携款潜逃。不要以为这个想法很幼稚。

什么是意外?就是你想不到的事情或者你认为发生概率很小的事情,他发生了。一切规避大额联签制度的做法我认为审计必须披露。

被审计单位常常认为授权数额小,审批时间长,这个制度影响企业的经济业务及时进行。我觉得这是单位和集团沟通的事情,只要制度没有改变,必须按照规定的要求不打折扣的执行。

审计新人以后会面临被审计单位许多这样的牢骚,说什么集团制定的政策就是拍脑门,不符合实际,其实,他说这句话,才是拍脑门,没经过大脑就说了。我们是监督部门,可以和他解释一下规定出台的背景,也可以沉默,千万不能附和。

比如这个大额资金联签制度,集团为了适应新的经济形式,在保证资金安全的前提下,为方便操作,额度比原办法适当增加了。鱼和熊掌不能兼得,像上面提到的保证资金安全和方便,有些政策也是两难。其实,我们审计的时候也会面临一些两难问题。人生何尝不是如此呢?在生活的舞台上我们都是演员。当好一个演员不容易啊!你想成为一个什么样的审计人,是你个人的选择,没人能拦着你!但是,审计人是执行监督职责的,你在做,虽然老天看不到,但还是有许多人在看着你。老吓人了!对于货币资金审计,不要忽视对出纳人员的询问,比如,如果没有大额资金联签单,他是否能顶住压力,不付款。这既是对他的教育,也是提醒,更是对他的一种保护,客观上也可以减少我们的审计风险。

帮助别人,也是帮助自己,有的时候做好事不吃亏!对于现金支出,一定要分析这种现金支出是客观造成的,还是主观图方便。

再次强调,通过银行账户,单位减少银行存款,但是打入个人卡中的钱,也是现金支出,也要按照关于现金支出的范围掌握是否合规。

有的人认为,非法占有货币资金,使用银行转账方式付款一样可以做到。是的,这样的认识没错。但是,截留现金总归比拿支票******方便吧。不是有句古话,贼偷方便吗?

货币资金审计的内容很多,不过,他和企业的收入、成本费用等一切用钱的地方有关,因此,关于货币资金的审计,最好结合他们进行。货币资金的审计风险很大,因为舞弊都是图的钱,否则,舞弊人忙活半天,图个啥呢?舞弊行为,是有人利用信息优势,想尽一切办法,很隐蔽的行为,是不好发现的,所以我再次强调一下货币资金审计风险很大!

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