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一位内部审计师对合同督查的反思

声明:本文由作者潘玉安撰写,观点仅代表个人,文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

合同管理一直是审计部的基础工作,常用版本使用很多年,每一份合同都审核盖章,过程控制也感觉全面到位。没成想,督查下来问题很多,感触颇多。我们万不可盲目自信,静下心来,弯下腰求,深入进去,仔细起来,你会发现自己的工作是那么的粗放和肤浅,学习无止境,功夫在深耕。

一、合同督查重点

1.合同版本修订。

2.合同履行异常。

3.日常审核问题。

4.合同延伸思考。

二、问题解决思路

1.合同版本执行混乱,并没有严格按版本。一则是版本存在一些实用矛盾和不符;二则是修改沿用业务员混了版本。最根本是这几年虽然每年名义上修订一次合同版本,每来一任律师修订一次合同版本,但是每次都是不认真,不严谨,不系统的。这一次修订要拿出充足的时间,集中精力认真做好,并严格下发执行。

2.我们没有用心研究审核合同,更没有系统全面兼顾,有也是碎片化的修修补补,很多已经都不合时宜。业务员的依赖,监督者的不专业,不用心都纵容了合同签订的不严谨。合同是非常严肃的法律文件,从版式,条款,文字,都体现了经办人的专业和态度,排版不规范,错别字频现,文辞不专业,矛盾或重复,都会折损企业和个人形象。

3.日常审核不严谨。版本不统一,合同条款缺失或矛盾,印鉴不全,委托人无授权,技术协议未按制度监管,货物的信息不准确,不正确,这些简单的错误暴漏了经办人的粗心和不懂。绩效设置牵引审计员只关注条款错误,以完成绩效考核指标为目的,而忽视了最根本的问题,即合同的规范和严谨。

4.合同履约异常没有系统关注,存在经营风险。虽然销售有风险客户识别,客户授信管理,绩效回款考核等,但是对于合同签订后履行、终止、违约等没有关注,这次清理出很多采购逾期交货和销售发货异常,而这些恰是合同监管的重点。可以每月、每季度或半年集中清理一次,防患于未然。

5.延伸问题是关注客户风险,采购类如现场考察,货物验收,质保付款等,销售类有发货异常,对账不符的跟踪,尤其是赊销代管,及时对账,对账准确,避免业务失控造成的经营风险。

三、我的几点思考

1.合同版本是基础,每一次修订都认真。基础不牢,地动山摇,修订版本全员参与,一定要保证质量。修订版本与主体责任人的绩效挂钩,强化责任心。

2.合同版本执行要严肃。现在运行版本被修改的面目全非,后续果断收紧起来,任何一点修订都OA审批,我严控。并每月抽取审计员审核存档的合同,发现执行不严的内部通报处理,强化监督执行。

3.履行监督每月做,对于履行异常如未执行,中止,终止还有违约等重点关注,及时跟进处理,有效防控风险。

合同管理是内控核心,沟通协调是效果保证,内部管理是有力支撑,这些都要自己不断学习,持续提升综合素质。看到不足是幸运,看到差距是机会,唯有见贤思齐,不断反思自己,努力学习实践,让自己更从容。 工作的标准决定于细致和认真,合同版本的事给我触动很大,基础工作最重要却最易忽视,一定要下大力气把基础夯实。这次督查内审小伙伴们很吃力,对全流程不掌握,把握不住正确的方法,也就影响了质量和效率。正如一个朋友那篇文章说的,风控的主体是业务,把规则建好培训到位,认真扎实做好监督,善于凝聚借力,合同管理工作才能真正做好。